入社前の引越しで住所が変わるとき、会社への報告のタイミングと手順

会社への報告が必要な理由と関係する書類

内定から入社までの間、会社はさまざまな書類を自宅へ郵送します。労働条件通知書や入社書類一式などが旧住所に届いてしまう可能性があります。また、入社後に会社が給与振込や社会保険の手続きを行う際、住民票と一致した住所を使うケースがあります。入社後に健康保険証が自宅へ郵送される場合も、正確な新住所が必要です。住所変更が生じた場合、会社側も情報を更新する必要があるため、早めに連絡しておくと双方の手間が減ります。

報告が必要になる主な場面を整理すると、次のとおりです。

• 入社書類や案内の郵送先
• 緊急連絡先の更新
• 社会保険・給与関連の手続きで使う住所
• 社宅・寮を利用する場合の住所確認

引越しが決まった時点でまず一報を入れる

引越しの予定が固まった段階で、会社の人事担当者に「○月○日ごろに転居する予定です。住所変更の届け出はどのような方法で行えばよいでしょうか」と連絡するのが一つの進め方です。

新住所が確定していない段階でも、「転居の予定がある」という事実を伝えておくと、書類の発送タイミングを調整してもらえる場合があります。逆に、転居が終わってから初めて連絡すると、旧住所に書類が届いてしまうリスクがあります。

転居後に正式な住所を改めて報告する

実際に引越しが完了したら、改めて正式な新住所を会社に伝えます。事前に「転居予定がある」と連絡していた場合も、確定した住所を別途送る必要があります。

この時点で会社から書類提出を求められる場合があります。よく依頼される書類の例を挙げます。

• 住所変更届（会社独自の書式）
• 住民票の写し（提出を求める会社もある）
• マイナンバーに関連する書類の再提出

架空の例：住所変更を伝えるメール文例

以下は、転居が決まった段階で人事担当者へ送るメールの文例です。

件名：住所変更のご連絡（内定者：山田 太郎） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。内定者の山田 太郎です。 このたび、入社に先立ち転居することになりましたので、ご連絡いたします。 【新住所】 〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇町1-1-1 （転居予定日：〇年〇月〇日） 住所変更に必要な届け出の手順がございましたら、ご案内いただけますと幸いです。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 山田 太郎 電話：090-0000-0000

架空の例です。実際には会社の指定フォーマットや連絡方法に合わせて調整してください。転居予定日がまだ確定していない場合は「〇月上旬を予定しています」のように伝え、確定後に改めて連絡する旨を添えると丁寧です。

住民票側の手続きも忘れずに確認する

会社への報告とは別に、自治体側の手続きも必要です。別の市区町村へ転居する場合と、同じ市区町村内で転居する場合とで手続きの種類が異なります。

• 別の市区町村へ転居：旧住所の自治体で転出届を提出し、新住所の自治体で転入届を提出する
• 同じ市区町村内での転居：転居届を新住所の自治体窓口で提出する
• 転入届・転居届は引越した日から14日以内とされている（マイナポータル等で確認を）
• 政令指定都市内の区をまたぐ異動は個別に確認する

また、会社の健康保険に加入する場合でも、国民健康保険の脱退手続きは自動では完了しません。それまで国民健康保険に加入していた場合は、市町村の国保窓口で関係書類を提出して脱退手続きを別途行う必要があります。

次にとる行動：3つのステップ

住所変更に伴う一連の対応を、順序として整理します。

• ①転居の予定が固まったら、人事担当者に連絡して届け出方法を確認する
• ②引越した日から14日以内に転入届（または転居届）を自治体窓口で済ませる
• ③自治体の手続き完了後、正式な新住所と必要書類を会社に提出する

会社ごとに提出書類や期限が異なりますので、「何をいつまでに提出すればよいか」を人事担当者に直接確認することが、一番確実な進め方です。不明点はまとめてメモしておくと聞き漏れを防げます。