面接を欠席するときの連絡　当日と事前でメールの内容はどう変わるか

当日欠席と事前欠席、何が違うのか

面接を欠席するとき、まず確認したいのは「いつ気づいたか」です。当日になってから欠席が決まった場合と、前日以前に分かっている場合とでは、連絡の手段・内容・謝罪の度合いがそれぞれ変わります。

当日欠席は採用担当者の予定に直接影響します。面接官の時間を確保し直す必要があるため、メールより電話で第一報を入れるのが一例です。電話がつながらない場合にメールで補足するという順番が一つの目安になります。

一方、事前に欠席が分かっている場合は、相手が状況を落ち着いて把握できるメールを先に送り、必要であれば電話でフォローする進め方も考えられます。いずれにせよ、気づいた時点でできるだけ早く連絡することが大切です。

当日欠席の連絡：電話を優先してメールで補足する

当日欠席が決まったら、まず電話で連絡します。面接開始時刻が迫っているほど、メールは見落とされる可能性があります。電話では「本日○時からの面接についてご連絡いたしました。急な体調不良（または事情）により、本日の面接を欠席させていただきたくお電話しました」と要点を簡潔に伝えます。

電話後、または電話がつながらなかった場合には、同内容をメールでも送ります。件名には会社名・氏名・用件をまとめると伝わりやすくなります。

架空の例（当日欠席メール） 件名：本日の面接欠席のご連絡／山田太郎 株式会社〇〇 採用担当 〇〇様 お世話になっております。本日○時より面接のお時間をいただいておりました、〇〇大学の山田太郎と申します。 先ほどお電話でもお伝えしたとおり、本日体調が優れず、誠に恐れ入りますが本日の面接を欠席させていただきたく存じます。 お忙しい中ご準備いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。 改めて日程のご調整をお願いできますでしょうか。何卒よろしくお願いいたします。 山田太郎（〇〇大学〇〇学部〇〇学科） 電話：090-XXXX-XXXX メール：taro.yamada@example.com

上の文例では「電話でもお伝えしたとおり」と記載していますが、電話がつながらなかった場合は「お電話でご連絡を試みましたが、つながらなかったためメールでご連絡いたします」と置き換えます。

事前欠席の連絡：メールに理由と日程相談を添える

前日以前に欠席が確定した場合は、メールで丁寧に事情を説明し、日程変更の可否を相談するのが一例です。「欠席します」だけで終わらず、可能であれば代替日の希望を添えると、先方も対応しやすくなります。

架空の例（事前欠席メール） 件名：面接日程変更のお願い／山田太郎 株式会社〇〇 採用担当 〇〇様 お世話になっております。○月○日○時より面接のお時間をいただいております、〇〇大学の山田太郎と申します。 誠に恐れ入りますが、急な事情により予定していた日程での面接が難しくなってしまいました。直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。 もし可能でしたら、改めて日程を調整していただけますでしょうか。私の候補日は以下のとおりです。 ・○月○日（○）午前 ・○月○日（○）終日 ・○月○日（○）午後 上記以外のご都合のよい日時をご提示いただいても構いません。何卒よろしくお願いいたします。 山田太郎（〇〇大学〇〇学部〇〇学科） 電話：090-XXXX-XXXX メール：taro.yamada@example.com

候補日は3つ程度を目安に、できるだけ近い日程から示すと調整しやすくなります。理由の詳細は書きすぎなくてもよく、「急な事情」「体調不良」など簡潔に添える程度で構いません。

よくある書き方のつまずきと修正ポイント

欠席連絡のメールで気になりやすい点をいくつか整理します。

• 件名に用件が入っていない：「ご連絡」だけでは何の件か分かりません。「面接欠席のご連絡／氏名」のように用件と名前を入れましょう。
• 理由が長すぎる：状況説明が長くなると謝罪の気持ちが伝わりにくくなります。理由は一文程度にとどめ、お詫びの言葉を前に出すことを意識します。
• 日程調整の依頼を忘れる：「欠席します」だけで終わると選考が止まってしまうことがあります。続けて受けたい場合は代替日の相談を必ず添えます。
• 当日に電話しないままメールだけ送る：当日欠席でメールのみにすると、担当者が気づくのが遅れる場合があります。電話を試みることを優先しましょう。

また、選考を続けるつもりがない場合（辞退）は、欠席連絡と辞退の意思を別々に伝えようとせず、「諸般の事情により選考を辞退させていただきたく存じます」と一つのメールでまとめて伝えるほうがお互いにとって明確です。

連絡を送ったあとにやること

メールを送ったら、返信を確認し、日程が確定したら速やかに承諾の返信をします。当日欠席で電話した場合は、後日改めてお礼と確認のメールを送ると丁寧な印象になります。

返信が来ない場合は、1〜2営業日を目安に、同じメールへ返信する形で確認のご連絡を入れることも一つの選択肢です。