内定辞退の電話で何を言えばよいか、言葉に詰まらないための準備

準備しておくと詰まりにくい理由

内定辞退の電話は、かけ慣れている人がほとんどいない場面です。相手に申し訳ない気持ちがあるほど、いざ声に出そうとしたときに言葉が出てこなくなりがちです。

準備と言っても台本を丸暗記する必要はなく、「何を、どの順に言うか」を紙に書き出してそばに置いておくだけで、気持ちの落ち着き方が変わります。電話中にメモを見ながら話しても問題ありません。

電話で伝える基本の順番

辞退の電話は次の流れで進めると整理しやすいです。

• ①名乗る：学校名・氏名を伝え、採用担当の方に取り次いでもらう
• ②用件を先に告げる：「このたびの内定についてご連絡したい」と切り出す
• ③辞退の意思を明確に伝える：「誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたく電話しました」
• ④感謝を伝える：選考を通じてお世話になったことへのお礼
• ⑤理由を簡潔に添える：詳細な説明は不要、一言程度で十分
• ⑥改めて謝意を伝えて電話を終える

担当者が不在の場合は「改めてこちらからご連絡します」と伝えてかけ直す方法が、意思を直接伝えやすいです。ただし折り返しをお願いするか、かけ直すかは状況に応じて判断してください。

架空の例：電話でのやりとりの流れ

次は架空の例です。実際の電話の参考にしてください。

架空の例 【受付応対後、担当者につながった場面から】 自分：「はじめまして、〇〇大学の山田と申します。このたびは内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。実は、内定についてご連絡したいことがあり、お電話しました。」 担当者：「はい、どうぞ。」 自分：「誠に勝手ではございますが、このたびの内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。選考を通じて大変丁寧にご対応いただいたにもかかわらず、このような形のご連絡になってしまい、大変申し訳ございません。他社への入社を決めたため、今回は辞退させていただきます。」 担当者：「わかりました。」 自分：「お時間をいただきありがとうございました。末筆ながら、皆さまのご活躍をお祈り申し上げます。失礼いたします。」

理由は「他社への入社を決めた」程度で十分です。細かい事情を詳しく説明する必要はなく、それ以上聞かれた場合も「一身上の都合で」と答えて問題ありません。

つまずきやすい場面と対処

準備していても、いくつかの場面で言葉に詰まることがあります。あらかじめ想定しておくと対処しやすくなります。

• 担当者が不在のとき：「改めてご連絡いたします」と伝えてかけ直す。伝言は意思を直接伝えにくいため、できれば避ける方が安心です
• 引き止めや理由を掘り下げられたとき：詳しい説明を求められても「一身上の都合でございます」と繰り返す形でよい。謝罪しながら意思は変わらないことを伝える
• 感情が高ぶって声が詰まるとき：「少々お時間をください」と一言添えて落ち着く。完璧に話さなくても誠意は伝わります

電話前に手元に置くメモの作り方

電話の直前に確認できるよう、次の情報を紙にまとめておくと安心です。

• 企業名・担当者名（わかる場合）・電話番号
• 自分の学校名・氏名
• 伝える順番（①名乗る→②用件→③辞退の意思→④お礼→⑤理由→⑥謝意）
• つまずいたときの言い回し（例：「一身上の都合で」「少々お時間をください」）

「メモを見ながら話す」ことへの後ろめたさは不要です。正確に意思を伝えることが優先で、電話中に言葉を探す時間が減るだけでも、落ち着いて話しやすくなります。

電話の後にやっておくと安心なこと

電話を終えたら、いつ・誰に・何を伝えたかを簡単にメモしておきましょう。日時と担当者名、辞退の旨を伝えた事実を記録に残しておくことで、後から確認が必要になったときに役立ちます。

企業によっては電話後にメールでも連絡を求めるケースがあります。電話の中でその案内があった場合は、指示に従って対応してください。