入社日に提出する書類の種類と、提出できないものがあるときの対応

入社時に求められる書類の主な種類

企業から案内される入社書類は、企業によって多少異なりますが、以下のような種類が提出を求められることがあります。手元に届いた案内書と照合しながら確認してみてください。

• 住民票（指定の様式を確認する。本籍地の記載を求められて疑問を感じる場合は、大学やハローワーク等へ相談できる）
• 年金手帳または基礎年金番号通知書
• 雇用保険被保険者証（前職がある場合）
• 源泉徴収票（前職がある場合、前の職場から取り寄せる）
• 給与振込先の銀行口座情報（通帳のコピーなど）
• 健康診断書（入社前に受診を指示される場合がある）
• 扶養控除等申告書（入社時に記入する書類として配布されることが多い）
• マイナンバーに関する書類（提出方法は企業の指示に従う）
• 卒業見込み証明書・卒業証明書（新卒の場合）
• 資格・免許の証明書（業務上必要な場合）

提出が遅れやすい書類と、その主な理由

書類が期日に間に合わない理由は、大きく「発行に時間がかかる」「自分では用意できない」「書類の存在に気づいていなかった」の三つに分かれます。

たとえば、住民票は市区町村窓口やコンビニ交付で比較的すぐ取れますが、卒業証明書は大学の事務窓口の混雑状況によって数日かかることがあります。前職の源泉徴収票は前の職場に郵送を依頼するため、先方の処理次第で時間がかかります。健康診断書は受診から結果が出るまで1〜2週間程度かかる医療機関もあります。

入社日が3月末から4月上旬に集中する時期は、各機関の窓口が混み合い、通常より日数がかかることがあります。余裕をもって動き始めるのが一つの目安になります。

提出できないと分かったら、まず早めに連絡する

「間に合わないかもしれない」と気づいた時点で、企業の担当者に連絡するのが基本の対応です。黙って期日を過ぎてしまうより、事前に一報を入れる方が担当者も対処しやすくなります。

連絡の際に伝える内容は次の三点を整理しておくとスムーズです。

• どの書類が、なぜ間に合わないのか（理由を簡潔に）
• いつごろ提出できる見込みか（具体的な日程を調べてから伝える）
• 代替の手段がある場合はその旨も添える（例：先にコピーを提出し、後日原本を持参するなど）

連絡メールの文例（参考）

以下は、健康診断書の提出が入社日に間に合わない場合を想定した連絡メールの文例です。自分の状況に合わせて内容を変えてお使いください。

文例（架空の例） 件名：入社書類の一部提出時期について（山田 花子） 株式会社〇〇 人事部 △△様 お世話になっております。4月1日入社予定の山田花子と申します。 入社書類の準備を進めております中、健康診断書について、受診予約が〇月〇日となっており、結果の発行が〇月〇日前後になる見込みです。そのため、入社日の〇月〇日までの提出が難しい状況です。 ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。〇月〇日までには提出できる予定ですが、提出期限の調整は可能でしょうか。 ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。 山田 花子 連絡先：000-0000-0000

この文例のポイントは「何の書類が」「なぜ」「いつごろ提出できるか」の三点を明示していることです。担当者が状況を把握しやすくなり、調整の判断もしやすくなります。

原本と写しの扱い、紛失時の再発行について

年金手帳（または基礎年金番号通知書）や雇用保険被保険者証は、入社手続きで提出を求められる場合があります。書類の具体的な扱いについては企業の案内に従ってください。紛失している場合は再発行の手続きが必要になります。

年金手帳（または基礎年金番号通知書）を紛失している場合は、年金事務所で再交付の手続きができます。雇用保険被保険者証を紛失している場合は、ハローワークで再発行を依頼することができます。いずれも手続きには本人確認書類が必要になるため、早めに確認しておくことをおすすめします。

手続きにかかる日数は窓口の混雑状況によって変わることがあります。再発行を依頼している旨を企業に伝えておくことで、提出期限について相談しやすくなります。

次にとる行動の確認

入社書類の準備は、以下の順序で進めるのが一つの目安になります。

• 企業から届いた書類案内を読み、提出物の一覧と期日を確認する
• 手元にある書類と、これから用意が必要な書類に分けてメモする
• 発行・手続きに時間がかかりそうなものを先に動かす（窓口への問い合わせ、予約など）
• 間に合わないものが出たら、期日の1週間以上前を目安に企業担当者へ連絡する
• 連絡後は提出期限の調整結果をメール等で記録に残す

書類の提出は入社後の手続きの出発点になります。焦らず一つずつ確認しながら進めてみてください。一人では判断が難しいことがあれば、企業の担当者に遠慮なく問い合わせることが近道です。