内定通知書がメールのみのとき、書面での発行を依頼する方法

書面を手元に置きたい理由は正当です

内定通知がメールで届くことは珍しくありません。しかし奨学金の返還猶予申請、学校への報告、住まいの契約、家族への説明など、書面の提出や提示を求められる場面があります。そのような場合に「書面がほしい」と企業へ依頼することは、不満や疑念の表明ではなく手続き上の必要から生じた自然なお願いです。遠慮しすぎず、理由を添えて相談してみましょう。

一方で、書面の有無にかかわらず、労働契約として内定の効力が生じているかどうかは内定の実態によって判断されます。厚生労働省の資料によると、内定によって労働契約が成立したと判断される場合があるとされています。書面がないから契約が無効だと考えるより、書面を追加でもらうことで条件を正確に把握し手続きに活用する、という視点で動くのが現実的です。

依頼する前に手元のメールを確認する

メールを依頼する前に、すでに届いている内定通知メールで確認できることを整理しましょう。以下の項目がメールに含まれているか見直してみてください。

• 内定の意思が明示されているか（「採用内定をお伝えします」などの文言）
• 入社予定日や返答期限
• 担当者の氏名と連絡先
• 労働条件（賃金・勤務地・業務内容・勤務時間・試用期間など）の記載、または別途書類の案内

2024年4月からの労働条件明示ルールの改正により、労働契約の締結時等に就業場所・業務とその変更の範囲も明示事項に加わっています。内定メールや別送の書類でこれらが揃っているか確認したうえで、不足しているものや書面が手元にないものを依頼するとスムーズです。

書面発行を依頼するメールの書き方

依頼メールは「理由→お願いの内容→お礼」の順でシンプルにまとめます。長々と謝罪を重ねる必要はありませんが、相手が何を用意すればよいかわかるよう、必要な書類の名称や用途をはっきり伝えましょう。

架空の例（実際のメールを作成する際は自分の状況に合わせて変更してください） 件名：内定通知書の書面発行のお願い／〇〇 〇〇（氏名） 株式会社△△ 人事部 〇〇様 お世話になっております。このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 さっそくで恐縮ですが、ご依頼がございます。奨学金の返還猶予申請の手続きにあたり、内定が確認できる書面（内定通知書）が必要となっております。メールでのご連絡はすでに受領しておりますが、申請先から書面の提出を求められており、郵送または電子ファイルでご発行いただくことは可能でしょうか。 ご対応の可否と、可能な場合の方法・目安の時期を教えていただけると助かります。お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。 〇〇 〇〇 連絡先：（電話番号またはメールアドレス）

用途によって「奨学金申請のため」「住宅の賃貸契約のため」「学校への提出のため」のように、理由を一文で添えると相手も準備しやすくなります。複数の用途がある場合はまとめて伝えてもかまいません。

「対応できない」と言われたときの代替策

企業によっては書面の発行が難しいと回答することもあります。その場合はすぐに諦めるのではなく、以下のような代替の手段を確認してみましょう。

• 内定を告げたメール自体をPDF化し提出先に相談する（提出先によっては電子記録で受け付けてもらえるケースがある）
• 企業の公式レターヘッド付きの書類でなくても担当者の署名や社印があれば受け付けるかを提出先に確認する
• 人事担当者に、書面の発行が難しい理由を確認する（社内の制度として一切発行しない方針なのか、時期の問題なのかを把握する）

奨学金の返還猶予など手続き先が公的機関の場合は、その機関の窓口に「企業が書面を発行できないと言われた場合、どのような代替書類が使えるか」を直接確認するのが確実です。提出先ごとに受け付けられる形式が異なるため、企業との交渉の前後どちらでも早めに確認しておくと二度手間を防げます。

依頼後に確認しておくこと

書面が届いたら、内容がメールで伝えられた内定条件と一致しているか照合しましょう。賃金・勤務場所・業務内容・労働時間・試用期間など主要な条件に食い違いがある場合は、入社前に担当者へ確認してください。条件の確認と書面の取り寄せを同時に行うことで、入社後のギャップを減らすことができます。

依頼のやりとりを含め、企業との連絡は送受信記録が残るメールを中心に行うことをおすすめします。口頭やチャットで条件を確認した場合も、後でメールで内容を整理して送り、認識の一致を確認しておくと安心です。