書類選考通過メールへの返信　面接候補日の伝え方と文例

返信メールに必ず入れる3つの要素

書類選考通過の連絡に返信するとき、盛り込むべき内容は大きく3つです。

• お礼：選考を進めてもらったことへの感謝
• 意欲：面接に臨む前向きな姿勢を一言添える
• 候補日：先方が指定した形式、または複数日をまとめて提示

この3点があれば、採用担当者は返信を受け取った後すぐに次の手続きに進めます。逆にお礼だけで終わったり、候補日の記載が漏れたりすると、やり取りが1往復増えてしまいます。内容をシンプルにまとめることが、相手の手間を減らすことにもつながります。

返信するタイミングの目安

連絡を受け取ったら、当日中か翌営業日の午前中を一つの目安にすると良いでしょう。夜遅くに届いたメールは翌朝の返信で問題ありません。返信が数日後になると先方のスケジュール調整が難しくなることがあるため、早めに対応するのが無難です。

面接候補日を提示するときのポイント

候補日は3〜5日程度を幅広く提示するのが一つの方法です。日程の幅が狭いと先方が調整しにくくなるため、週をまたいで複数日を挙げておくと安心です。

• ゼミ・授業・アルバイトなど確定している予定を先に除いてから候補を出す
• 日付と曜日と時間帯をセットで書く（例：〇月〇日（月）午前中、同週△日（水）終日など）
• 「上記以外でも調整可能です」など柔軟に対応できる旨を添えると親切
• 企業側から「この日程でいかがですか」と候補を提示された場合は、その中から選んで返信する

企業から具体的な日程候補が示されている場合は、こちらから改めて候補を並べ直さず、先方の提示日の中から都合の良い日を選んで返信するだけで十分です。

文例：候補日をこちらから提示するパターン

以下は、先方から「面接の候補日をお知らせください」と依頼された場合の返信文例です。

【文例】 件名：Re: 書類選考結果のご連絡（山田太郎） 株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。 このたびは書類選考を通過させていただき、誠にありがとうございます。 ぜひ面接の機会をいただけますこと、楽しみにしております。 ご依頼いただきましたとおり、面接の候補日をお伝えいたします。 ・〇月〇日（月）13時〜18時 ・〇月〇日（火）終日 ・〇月〇日（木）10時〜12時、15時以降 ・〇月〇日（金）終日 上記以外の日程でも、可能な限り調整いたします。 どうぞよろしくお願いいたします。 ────────────── 山田太郎 〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年 Email：example@example.com TEL：090-XXXX-XXXX ──────────────

これは架空の例です。実際には自分の氏名・大学・連絡先・日程に置き換えてください。時間帯は「午前中」「終日」のように大まかに書いても伝わります。ただし相手から「何時から何時の間で」と指定がある場合はその形式に合わせましょう。

文例：先方から候補日を提示されたパターン

「以下の日程からお選びください」と企業側が候補を示してきた場合は、その中から希望日を一つ選んで簡潔に返信します。

【文例】 件名：Re: 書類選考結果のご連絡（山田太郎） 株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。 このたびはご連絡いただきありがとうございます。 ご提示いただいた日程のうち、〇月〇日（水）14時からの日程でお願いできますと幸いです。 ご調整のほど、よろしくお願いいたします。 ────────────── 山田太郎 〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年 Email：example@example.com TEL：090-XXXX-XXXX ──────────────

これは架空の例です。第一希望の日程を選びつつ、「もしご都合が合わない場合は改めてご相談させてください」と添えると、調整の余地を残せます。

ありがちなつまずきと直し方

• 件名を変えすぎる：返信時は「Re:」がついた件名のままで構いません。やり取りの流れが分かりやすく保たれます
• 候補日が一つだけ：「この日しか空いていない」という状況でも、可能な限り複数日を探してみましょう。一つだけだと先方が調整できないことがあります
• 意欲の一言がない：お礼と日程だけで終わると素っ気なく映ることがあります。短くても「ぜひ面接の機会をいただけることを楽しみにしております」と添えましょう
• 署名を忘れる：大学名・学部・氏名・連絡先を末尾に入れておくと、担当者がすぐ確認できます

返信後にやっておくと安心なこと

返信を送ったら、提示した候補日をカレンダーや手帳にも控えておきましょう。先方から日程確定の連絡が来たとき、すぐに予定を押さえられます。

確定メールが届いたら、面接場所・集合時刻・持ち物・担当者名を改めて確認してください。不明点があればそのタイミングで合わせて質問するのが一例です。返信は迷惑メールフォルダにも届くことがあるため、送信後しばらくは受信状況を確認しておくと安心です。