採用担当者への電話のかけ方　最初の一言から用件の伝え方

電話をかける前に確認しておくこと

電話をかける前に三つのことを手元に揃えておくと、話しながら迷わずに済みます。一つ目は「企業名・部署名・担当者名」です。採用担当者の名前が分かる場合は必ず確認しておきましょう。二つ目は「自分の大学名・氏名・用件」です。冒頭で詰まらないよう、メモに書いておくと安心です。三つ目は「電話できる時間帯かどうか」です。企業が採用ページや案内メールで電話受付時間を指定している場合はそれに従い、記載がなければ午前10時〜12時、13時〜17時ごろを一つの目安として考えるとよいでしょう。静かな場所で電話でき、手元にメモ帳と筆記用具がある状態で臨むのもおすすめです。

最初の一言：冒頭の自己紹介はこの順番で

採用担当者に電話がつながったら、すぐ用件を話し始めるのではなく、まず自分が誰かを伝えます。「お忙しいところ失礼いたします」などひと言添えてから名乗ると、相手が状況を整理しやすくなります。

基本の順番は「①あいさつ ②大学名・氏名 ③用件の一言」です。相手が部署や担当者名を確認する時間を作るために、名乗った後に「○○の件でご連絡いたしました」と用件を一言で添えてから詳細に進むとスムーズです。

冒頭の文例：そのまま使える形で確認する

以下は架空の例です。実際の企業名・担当者名・大学名に置き換えて使ってください。

【架空の例】担当者に直接つながった場合 「お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。このたびの新卒採用に関しましてご連絡いたしました。採用担当の鈴木様はいらっしゃいますでしょうか。」

【架空の例】受付を通す場合 「お忙しいところ失礼いたします。〇〇大学の山田太郎と申します。採用に関しましてお電話いたしました。採用ご担当の方におつなぎいただけますでしょうか。」

どちらも「あいさつ→名乗り→用件の一言」の順になっています。最初から長く説明しようとすると相手が状況を把握しにくくなるため、つないでもらう前は用件をひと言にとどめるのが一つのポイントです。

用件の伝え方：担当者につながった後の話し方

担当者につながったら、改めて名乗り直した上で用件を具体的に伝えます。このとき「何の件か」「何を確認・お願いしたいのか」「必要であれば自分の連絡先」の三点を短くまとめると、相手が対応を判断しやすくなります。

【架空の例】面接の日程確認の電話 「改めまして、〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。先日、第一次選考通過のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。次回の面接日程につきましてご確認させていただきたく、お電話いたしました。今お時間よろしいでしょうか。」

「今お時間よろしいでしょうか」と確認するひと言を入れると、相手が手を離せない状況の場合に折り返しを提案してもらいやすくなります。強制ではありませんが、入れておくと親切な印象になります。

よくある言い間違いと言い換え

電話でつい使ってしまいがちな表現と、改めやすい言い換えを確認しておきましょう。

• 「了解です」→「承知いたしました」または「かしこまりました」。目上の方への返答には「承知いたしました」が適しています。
• 「すみません」を繰り返す→「失礼いたしました」「お手数をおかけいたします」など場面に合わせた表現に。
• 「ちょっと確認したいことがあって」→「〇〇の件についてご確認させていただきたくご連絡いたしました」と用件を明示する。
• 「〇〇さんはいますか？」→「〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」。社外から電話する場合は敬称に「様」を使います。
• 電話を切るとき「じゃあ、失礼します」→「よろしくお願いいたします。失礼いたします」と締めてから静かに切る。

独自の練習問題：電話の流れを声に出して確認する

以下は独自の練習問題です。シチュエーションを読んで、実際に声に出してみましょう。

【独自の練習問題】 シチュエーション：あなたは〇〇大学3年生の佐藤花子。株式会社サクラ商事の採用担当・田中様から「書類選考通過のご連絡」メールをもらった。日程調整の件で折り返し電話をかける。 問い：次の②③の空欄を埋めて、電話の冒頭から用件提示までの流れを完成させてください。 ①あいさつ→②（　）→③（　）→④「今お時間よろしいでしょうか」 【解答例】 ①「お忙しいところ失礼いたします。」 ②「〇〇大学〇〇学部の佐藤花子と申します。」 ③「先ほど書類選考通過のご連絡をいただきまして、面接日程の件でご連絡いたしました。採用担当の田中様はいらっしゃいますでしょうか。」 ④「今お時間よろしいでしょうか。」 ポイント：②で大学名・氏名を正確に、③では「何のご連絡か」を一文に収めることがコツです。全体を30秒以内で話せるよう、声に出して練習するのがおすすめです。

うまく言えなかった部分があれば、その箇所だけ書き出して言い換えを考えてみてください。電話は実際に声に出すことで身につく部分が大きいため、鏡の前や録音を使って試してみるのも一つの方法です。

電話の流れが整理できたら、かける前にメモを用意して一度通しで声に出してみましょう。担当者の名前・用件・自分の連絡先を確認してから電話をかけると、落ち着いて話せる準備が整います。