採用担当者の電話に出られなかったとき　折り返しと留守電の残し方

折り返す前に確認する3つのこと

不在着信に気づいてすぐ折り返したくなる気持ちはよくわかりますが、電話をかける前に短時間でいくつか確認しておくと、会話がスムーズになります。

• 留守電・ボイスメッセージが入っていないか確認する。用件や折り返し先の番号が伝えられている場合があります。
• 着信番号が採用担当からのものかを確かめる。応募企業の代表番号や担当者番号と照合しましょう。
• 電話できる時間帯かどうかを確認する。昼休み（12〜13時頃）や始業直後・終業直前は相手も対応しにくい場合があるため、業務時間内で余裕のある時間帯を一例として選ぶとよいでしょう。

留守電が入っていれば、内容をメモしてから折り返します。名前・用件・番号を書き留めておくと、電話中に慌てずに済みます。

折り返し電話の切り出し方と伝える内容

電話がつながったら、最初に自分が誰かを名乗り、不在着信への折り返しである旨を簡潔に伝えます。以下は架空の例です。

「お世話になっております。○○大学の山田太郎と申します。先ほどお電話をいただいておりましたので、折り返しご連絡いたしました。ただいまお時間よろしいでしょうか。」

相手が電話口に出た直後に用件を尋ねるのではなく、まず相手の都合を確認する一言を添えると丁寧に聞こえます。用件が分かっている場合（留守電で伝えられていた場合）は、その内容に触れながら話を進めましょう。

留守電にメッセージを残すときの内容と文例

折り返したものの相手が不在で、留守電に切り替わった場合はメッセージを残しましょう。無言で切るよりも、折り返した事実と自分の連絡先を伝えておく方が、担当者も対応しやすくなります。

以下は架空の例です。実際に使うときは企業名・担当者名・自分の氏名・番号を正確に入れてください。

「お世話になっております。○○大学の山田太郎と申します。先ほどお電話をいただいておりましたので折り返しご連絡いたしました。またお時間のよいときにご連絡いただけますと幸いです。私の番号は090-XXXX-XXXXです。お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。」

メッセージに含める要素を整理すると、①自分の氏名と大学名、②折り返しである旨、③再連絡のお願い、④自分の電話番号、の4点が基本です。長くなりすぎず、30秒程度を目安に話す内容を事前に考えておくと落ち着いて録音できます。

電話がつながらないときのメール補足

留守電を残しても折り返しがない場合や、そもそも留守電機能がなかった場合は、メールで補足するのも一つの方法です。採用担当者のメールアドレスが分かっているときに限りますが、電話した事実と再連絡のお願いを簡潔に書いておくと、担当者も状況を把握しやすくなります。

以下は架空の例です。

件名：お電話のご確認（○○大学　山田太郎） ○○株式会社 採用担当　△△様 お世話になっております。○○大学の山田太郎と申します。 本日○時頃にお電話をいただいておりましたが、対応できず大変失礼いたしました。折り返しお電話をさせていただきましたが、つながりませんでしたため、メールにてご連絡申し上げます。 お時間のよいときにあらためてご連絡いただけますと幸いです。私の電話番号は090-XXXX-XXXXです。 よろしくお願いいたします。 山田太郎 ○○大学○○学部 090-XXXX-XXXX

やりがちなつまずきと対処

折り返しの電話に慣れていないと、細かいところで迷いが生じることがあります。代表的なケースを整理します。

• 折り返し先の番号が分からない：留守電に番号がなければ、採用案内メールや企業の採用ページに記載の代表番号に電話し、採用担当部署につないでもらうよう伝えましょう。
• 名前が聞き取れていない：「採用担当の方にご確認いただけますか」と伝えれば、担当者に引き継いでもらえます。むりに推測した名前を使う必要はありません。
• 折り返しのタイミングが遅くなった：当日中に対応できなかった場合でも、翌営業日の午前中を目安に電話するとよいでしょう。遅れた旨を一言添えると丁寧です。

次にすること：連絡帳と通知設定を整える

就活中は複数の企業と同時進行で連絡を取ることが多く、着信を見逃しやすい時期が続きます。不在着信への対応に慣れるだけでなく、そもそも見逃しを減らす工夫をあわせてしておくと安心です。

• 応募している企業の電話番号を連絡先に登録しておくと、着信時に相手が分かり準備しやすくなります。
• マナーモードのまま放置しない習慣として、就活中は定期的に着信を確認する時間帯を決めておくのも一例です。
• 折り返した電話の内容（用件・日時・担当者名）は簡単にメモしておくと、次のやり取りで役立ちます。

電話への対応は慣れるほど落ち着いて話せるようになります。文例を手元に置きつつ、自分の言葉で話す練習を重ねていきましょう。