面接会場の受付で何と伝える？来訪目的・担当者名を伝える言い方

受付で伝える5つの要素

受付のスタッフが必要としている情報は、基本的に次の5つです。これを過不足なく伝えることがゴールで、それ以上の長い説明は不要です。

• 自分の氏名
• 所属（大学名・学部名など）
• 訪問の目的（面接のため）
• 約束している時間
• 取り次いでもらいたい担当者名または部署名

案内に「採用担当・山田様」のように担当者名が記載されている場合はその名前をそのまま使います。「採用担当者様」とだけ書かれていた場合は「採用ご担当の方」と伝えれば問題ありません。

そのまま使える基本の文例

架空の例として、〇〇大学3年の田中花子さんが、14時の面接に伺った場面を想定します。

「本日14時に面接のお約束をいただいております、〇〇大学の田中花子と申します。採用ご担当の山田様にお取り次ぎいただけますでしょうか」

これが基本の形です。名乗り→予約時間と用件→担当者名の順に並べると、受付スタッフが次の動作（内線を入れる・案内するなど）に移りやすくなります。担当者名が分からない場合は「採用ご担当の方」で十分です。

状況別の言い換え方

案内メールに担当者名の記載がない場合、または部署しか書かれていない場合は次のように言い換えます。

「本日14時に面接のお約束をいただいております、〇〇大学の田中花子と申します。採用部門のご担当者様にお取り次ぎいただけますでしょうか」

また、合同説明会会場やビルの共用受付など、複数企業が入っている建物での訪問では、最初に企業名も加えると誤案内を防げます。

「株式会社〇〇の採用面接で本日14時にお約束をいただいております、〇〇大学の田中花子と申します。採用ご担当の山田様にお取り次ぎいただけますでしょうか」

言い間違いやすい表現と修正例

緊張した場面でつい使ってしまいがちな表現があります。いくつか確認しておきましょう。

• ×「山田さんはいますか？」→ ○「山田様にお取り次ぎいただけますでしょうか」　社外の人が社員を「さん」と呼ぶのは不自然に映ることがあります。
• ×「面接に来ました」→ ○「面接のお約束をいただいております」　「来ました」だけでは予約の有無が伝わりにくく、受付側が確認に手間取る場合があります。
• ×「田中ですが…」→ ○「田中花子と申します」　語尾を濁さず、フルネームで名乗ると分かりやすいです。
• ×「14時の者ですが」→ ○「本日14時に面接のお約束をいただいております」　時間だけでは他の来訪者と混同されることがあります。

いずれも大きなミスではありませんが、事前に修正しておくと当日の言い直しがなくなり、余裕を持って入室前の流れに移れます。

独自の練習問題：声に出して確認してみよう

独自の練習問題として、以下の条件で受付での一言を組み立ててみてください。

【解答例】「本日10時30分に面接のお約束をいただいております、△△大学の佐藤健太と申します。採用ご担当の鈴木様にお取り次ぎいただけますでしょうか」

組み立ての手順は「時間と用件→自分の所属と名前→担当者名へのお取り次ぎのお願い」の順です。自分の名前・時間・担当者名の3か所を差し替えるだけで応用できます。実際に声に出して3回ほど練習すると、当日に言葉が自然に出やすくなります。

受付の前後でやっておくと安心なこと

受付に向かう前に、案内メールまたは採用担当からの連絡を見て担当者名と時間を確認しておきましょう。名前の読み方が分からない場合は「鈴木様」などの苗字だけでも問題ありません。

受付後は案内があるまでその場で静かに待つのが基本です。待ち時間にスマートフォンを操作するかどうかは場の雰囲気を見て判断する一例として考えてください。建物の入り口から受付までの間に記名台や入館証の手続きが必要な場合もあるため、時間に余裕を持って建物に着くことが準備のひとつになります。

今日の準備として、自分が訪問する企業の案内メールを開き、担当者名・訪問時間・部署名の3点を確認してから練習問題の要領で一度声に出してみてください。それだけで当日の受付はずいぶん落ち着いて臨めます。