就活サイト経由の内定辞退、サイト操作と企業への直接連絡の順番

企業への直接連絡を先にする理由

就活サイトを経由して内定を受けた場合、辞退の意思はサイト上の操作だけでなく、企業の採用担当者に直接伝えることが求められます。サイト上の辞退ボタンや辞退フォームからの通知が企業に届くタイミングやルートは各サービスの仕様によって異なるため、直接連絡のほうが確実に意思を伝えられる手段として位置づけるのが安心です。

また、厚生労働省の資料では、内定により労働契約が成立している場合があるとされており、辞退の意思を相手方に明確に伝え、その記録を残しておくことが大切です。電話で口頭伝達した後にメールで内容を書面として残す、という流れが一つの目安になります。

辞退手順の全体的な流れ

• ①辞退の意思が固まったら、できるだけ速やかに企業の採用担当者に電話で連絡する
• ②電話後、内容を補足・記録するためのお礼・確認メールを送る
• ③その後、就活サイト上で辞退操作（辞退ボタン・辞退フォームなど）を行う
• ④サイト上の操作完了を確認し、手順が終わったことを記録しておく

辞退の電話で伝える内容の例

電話をかける際、何を伝えればよいか事前に整理しておくと落ち着いて話せます。以下は架空の例です。実際には自分の状況に合わせて内容を調整してください。

架空の例（電話での辞退） 「お世話になっております。〇〇大学の山田と申します。このたびは内定のご連絡をいただきありがとうございました。大変恐れ入りますが、今後の進路について検討した結果、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたいとのご連絡を差し上げました。急なご連絡となり、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。」

電話後は、担当者の名前・日時・伝えた内容を手元にメモしておくと記録として役立ちます。その後、同日中か翌日中を目安にメールで補足・お礼を送ることを検討してください。

辞退メールの文例

電話での連絡の後に送るメールの構成例です。件名・宛先・本文をセットで確認してください。

文例（電話後の辞退メール） 件名：内定辞退のご連絡／〇〇大学　山田太郎 株式会社〇〇 人事部　〇〇様 お世話になっております。〇〇大学の山田太郎と申します。 先ほどお電話にてご連絡いたしました通り、このたびはご内定をいただきながら、誠に勝手ながら辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。 選考を通じてご丁寧に対応いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。 〇〇大学〇〇学部　山田太郎 （メールアドレス・電話番号）

サイト上の辞退操作はどのタイミングで行うか

マイナビ・リクナビをはじめとする就活サイトでは、メッセージ機能や専用フォームなど、サイト内の管理画面から辞退の操作ができる場合があります。ただし、操作画面の仕様はサービスごとに異なり、変更されることもあるため、実際のボタン名や手順はログイン後に確認してください。

企業への直接連絡が終わった後で、サイト上の辞退操作を行うことで、サイト側の管理状態も整理されます。操作後は選考状況の表示が更新されることがありますが、表示が変わらない場合はサイトのサポート窓口に問い合わせる方法もあります。

よくある手順のつまずきと確認ポイント

• サイトの辞退フォームだけ送信して電話・メールをしていない→企業に意思が伝わっていない可能性があります。直接連絡を補ってください
• 企業へのメールに件名を入れていない、または名前を入れていない→担当者が確認できない場合があります。件名は必ず記載してください
• 辞退の連絡を「後でしよう」と先延ばしにしている→採用活動に影響するため、意思が固まったら速やかに連絡するのが基本です
• 電話がつながらないとき何もしない→折り返し連絡する旨を留守番電話やメールで伝えてから、後日改めて電話する対応が一例として考えられます

辞退の連絡を速やかに行うことは、企業側が次の採用活動を進めるためにも重要です。自分の決断が固まったら、準備を整えて早めに動くようにしてください。

この記事を読んだ後にすること

• 辞退する企業の採用担当者の連絡先（電話番号・メールアドレス）を手元に確認する
• 電話で伝える内容を箇条書きでメモして準備する
• 電話後に送るメールの文面を事前に下書きしておく
• 電話・メールが終わったら、就活サイト上の辞退操作を行い、ステータスを確認する
• 電話の日時・担当者名・メール送信の記録を手元に残しておく