内定承諾書の書き方と提出方法｜署名・期限・控えを確認する手順

受け取ったらまず確認する3つのこと

企業から内定承諾書が届いたら、すぐに記入せず、まず書類全体を読み通すことをおすすめします。確認しておきたいのは次の3点です。

• 返送期限：いつまでに提出する必要があるか。封筒や添付の案内状に明記されていることが多いです。
• 提出方法：郵送か持参か、あるいは電子提出かを確認します。方法によって準備するものが変わります。
• 同封すべき書類：承諾書だけか、印鑑証明や写真など追加書類が必要かも確かめましょう。

期限が書かれていない、あるいは読み取れない場合は、案内担当者や人事部門に連絡して確認するのが確実です。不明なまま放置すると後から慌てることになるため、受け取った当日か翌日には確認を済ませておくと安心です。確認の連絡には、下記の文例を参考にしてください。

文例（期限・提出方法を問い合わせるメール） お世話になっております。このたびは内定のご連絡をいただきありがとうございます。◯◯大学の【氏名】と申します。承諾書についてご確認させてください。お送りいただいた案内状に返送期限の記載が見当たらなかったため、いつまでにお送りすればよいか教えていただけますでしょうか。あわせて、郵送・持参・電子提出のいずれかご指定があればお知らせいただけますと幸いです。お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。 ※『文例』です。会社名・部署名・担当者名を補い、実際の状況に合わせて内容を調整してご使用ください。

記入欄を正確に埋める手順

内定承諾書の記入欄は企業によって異なりますが、よく見られる項目は「氏名」「住所」「生年月日」「電話番号」「記入日」などです。以下の点に気をつけながら進めましょう。

• 氏名の漢字や住所は、住民票や身分証と一致する正式な表記で書きます。
• 日付欄は、提出日・記入日のどちらを求めているか文脈で判断し、迷う場合は担当者に聞きます。
• ボールペン（黒）で書くのが一般的です。鉛筆や消えるインクは避けます。
• 訂正が必要になった場合は二重線と訂正印が基本ですが、企業指定の修正方法がある場合はそちらに従います。

署名・捺印の確認ポイント

署名欄がある場合は、必ず自筆で記名します。印刷した名前だけでは署名とは見なされない場合があるため、手書きで氏名を書いた上で捺印欄があれば認印を押します。

企業が実印・印鑑証明を求めている場合は、その指示に従います。ただし、一般的な承諾書では認印で対応できることが多いです。押印は書類を水平に置き、しっかり均一に押すと印影がきれいに残ります。

架空の例：記入完了後に「名前の横に捺印してください」と書いてあるのを見落としていた、という状況は起きがちです。提出前に書類を最初から読み直して、署名・捺印の指示がある箇所をすべて確認するひと手間が大切です。

提出前に控えを残す

郵送や持参で提出する前に、書き終わった承諾書の全ページをコピーまたはスキャンして手元に保管してください。提出後は手元に原本がなくなるため、後から「何を書いたか」を確認できなくなります。

控えを残しておくと、万が一、書類の到着確認や記載内容について企業から連絡があった際にすぐ対応できます。

• コピー機がない場合はスマートフォンで全ページを撮影し、保存フォルダをわかりやすい名前（例：「◯◯社_承諾書控え」）にしておくと探しやすくなります。
• 電子提出の場合も、送信完了画面のスクリーンショットや確認メールを保存しておきましょう。

郵送と持参、それぞれの注意点

郵送の場合は、書類が折れないよう厚手の封筒に入れ、返信用封筒が同封されていればそれを使います。宛名の書き方は案内状の指示に従い、「御中」を使うのが基本です。重要書類は追跡できる方法（簡易書留など）で送ると安心ですが、企業が方法を指定している場合はその指示を優先します。

持参の場合は、クリアファイルに入れて持ち歩き、受付で担当部署を確認してから手渡します。その場で受領確認を口頭でもらえると、提出の記録になります。

提出前のセルフチェックリスト

記入と準備が整ったら、次の項目を最終確認してから提出しましょう。

• 氏名・住所・生年月日の表記は正式なものか
• 日付欄を埋めているか
• 署名は自筆か、捺印漏れはないか
• 控えのコピー・スキャンを保管したか
• 同封書類が揃っているか
• 提出先の住所・担当部署を確認しているか
• 期限内に届く方法を選んでいるか

承諾書を提出することは、自分の意思を企業に伝える大切な行為です。焦らず、一つひとつ確認しながら進めることで、気持ちよく手続きを終えられます。書き方や提出方法で迷ったことがあれば、遠慮なく企業の担当者に問い合わせるのが一番確実です。