ESをメールで提出するときの書き方：件名・本文・ファイル名の形式

件名・本文・ファイル名を整える理由

メールで書類を提出する場合、採用担当者は複数の応募者から送られたメールを管理しています。件名が「エントリーシートです」だけだったり、ファイル名が「ES.pdf」のままだったりすると、後から検索・整理をするときに手間がかかります。

書き方のマナーそのものが選考に直結するかどうかは企業によって異なりますが、相手が受け取りやすい形にしておくことは、ビジネス上の基本的な配慮といえます。形式を整えるのに時間はかかりません。送信前に一度確認する習慣をつけておきましょう。

件名：大学名・氏名・目的を一行に収める

件名は受信トレイに表示される最初の情報です。採用担当者が一目で「誰から何が届いたか」を把握できるよう、大学名・氏名・提出目的を簡潔に入れるのが一般的です。

企業から件名の書き方が指定されている場合は、その指定に必ず従ってください。指定がない場合の一例として、次の形式が参考になります。

文例（件名） 【エントリーシート提出】○○大学 山田太郎

「【】」などの記号で目的を冒頭に示すと視認性が上がります。ただし必須ではなく、あくまで一例です。企業名を件名に入れたい場合は「△△株式会社 採用担当者様へ」のような内容は本文に記載するかたちが自然です。件名が長くなりすぎると、メールソフトによっては途中で切れて表示されるため、全角で30〜40字程度を目安に収めると安心です。

本文：宛名・挨拶・用件・締めの四段構成

メールの本文は、宛名→挨拶→用件→締めの順に書くと読みやすくなります。長い自己PRを本文に書く必要はありません。添付ファイルを確認してもらうことが目的なので、簡潔にまとめます。

文例（本文） △△株式会社 採用ご担当者様 はじめてご連絡申し上げます。 ○○大学○○学部4年の山田太郎と申します。 このたびは貴社の新卒採用に応募させていただきたく、 エントリーシートをお送りします。 お忙しいところ恐れ入りますが、 ご確認のほどよろしくお願いいたします。 添付ファイル：ES_山田太郎_△△株式会社.pdf ──────────────── 山田太郎 ○○大学○○学部 メール：example@example.com 電話：090-XXXX-XXXX ────────────────

上の文例は架空の例です。氏名・大学名・連絡先は実際の情報に置き換えてください。添付ファイル名を本文中にも記載しておくと、「ファイルを付け忘れたまま送った」という事故に自分で気づきやすくなります。

ファイル名：氏名と提出先を含める

添付ファイルの名前は、受け取った側がフォルダに保存したときにも識別できるようにしておく必要があります。「ES.pdf」や「エントリーシート.pdf」のままでは、複数の応募者のファイルが混在したときに区別がつきません。

企業からファイル名の指定がある場合は必ずそれに従います。指定がない場合の一例として、次の形式が参考になります。

文例（ファイル名） ES_山田太郎_△△株式会社.pdf

書類の種類・氏名・提出先企業名の三要素を「_（アンダースコア）」でつなぐ形が一例です。スペースはファイルシステムによって文字化けするリスクがあるため、区切りにはアンダースコアかハイフンを使う方が無難です。ファイル名に使う文字は全角・半角が混在しないようにするとすっきりします。

送信前に確認する三つのポイント

本文とファイルを準備したら、送信ボタンを押す前に次の三点を確認してください。

• 宛先メールアドレスが正しいか（企業の採用ページや募集要項で再確認）
• 添付ファイルが実際に付いているか（ファイル名が表示されているか目視）
• ファイルを開けるか（一度自分でダウンロードして内容と文字化けを確認）

特にファイルの確認は見落としがちです。PDFに変換したあとに文字がずれていたり、写真が貼り付けられていなかったりするケースがあります。送信前に自分のPCやスマートフォンで開いて表示を確かめることを習慣にしてください。

よくある書き方のつまずきと修正の考え方

メール提出で起こりやすいつまずきをいくつか挙げます。

• 件名が空欄のまま送ってしまう：メールソフトは空欄でも送信できてしまうため、書き忘れに注意が必要です
• 本文に長い自己PRを書いてしまう：本文はあくまで書類送付の連絡です。ESの内容は添付ファイルに収めましょう
• 複数の企業に同じメールを転用して企業名を修正し忘れる：件名・本文・ファイル名に含まれる企業名をすべて変更したか一社ずつ確認してください
• HTMLメール形式で送る：メールの作成形式はテキスト形式を選ぶのが一般的です。装飾は必要ありません

これらはいずれも送信前の確認で防げるものばかりです。特に複数社に並行して送る時期は、テンプレートを使い回すぶん確認が雑になりやすいため、一通ずつ内容を見直す時間を確保することをおすすめします。

今日から使える手順：テンプレートを一つ用意しておく

毎回ゼロから書くのは手間がかかり、ミスも増えます。この記事で紹介した文例をもとに、自分の氏名・大学名・連絡先を入れた「送付メールのテンプレート」を一つ用意しておくと便利です。

使うときは企業名・提出書類名・ファイル名の三か所を書き換えるだけで済みます。書き換えた後にもう一度全文を読み、他社の名前が残っていないかを確かめてから送信してください。

なお、企業によっては採用ポータルサイト経由の提出のみで、メール提出を受け付けていない場合もあります。応募先の募集要項で提出方法を最初に確認してから書類を準備するのが確実です。