成績証明書・卒業見込証明書はいつ用意する？大学での発行と提出の段取り

2つの書類が就活でどう使われるか

成績証明書は、在学中に履修した科目と成績を大学が公的に証明した書類です。卒業見込証明書は、所定の要件を満たせば卒業できる見込みであることを大学が証明するもので、内定後の提出を求める企業もあれば、書類選考の段階で要求するケースもあります。

どちらの書類が必要かは、企業の募集要項や応募フォームに記載されています。まず提出書類の一覧を確認し、それぞれ何部必要かをメモしておきましょう。1社分だけ用意すると、複数の企業に同時期に提出が重なったときに再発行の手間が生じます。

大学での発行手続きの基本的な流れ

発行窓口は大学によって学務課・教務課・学生支援センターなど呼び方が異なります。窓口での申請のほか、学内のオンライン申請システムや証明書発行機を利用できる大学もあります。自分の大学でどの方法が使えるかは、大学の公式サイトまたは学生ポータルで確認するのが確実です。

• 申請方法を確認する（窓口・発行機・オンライン申請など）
• 申請に必要なもの（学生証・発行手数料など）を準備する
• 発行にかかる日数を確認する（即日発行か数日かかるかは大学ごとに異なります）
• 受け取り方法を確認する（窓口受け取り・郵送など）
• 有効期限が定められている場合はその日付を控える

発行にかかる日数は大学や時期によって変わります。試験期間・長期休暇中・年度切り替えの時期は窓口が混み合うこともあるため、提出期限の1〜2週間前を目安に申請することを一例として挙げておきます。

有効期限と必要部数の考え方

成績証明書・卒業見込証明書には「発行日から3か月以内」などの有効期限が設けられているケースがあります。提出先企業が有効期限を指定している場合は、その条件を満たす日付で発行された書類を用意してください。

有効期限の条件は企業ごとに異なります。まず各社の募集要項を確認し、期限が近い提出先から逆算して発行時期を調整するのが一つの進め方です。

よくある段取りのつまずきと確認ポイント

手続きで起きやすい問題として、次のような点が挙がります。

• 提出期限直前に申請し、発行が間に合わなかった
• 郵送で提出するつもりが封入できる書類のサイズを確認していなかった
• コピー不可と指定があるのに、原本でなくコピーを送ってしまった
• 発行を依頼する書類名を間違えた（例：「卒業証明書」と「卒業見込証明書」は別の書類です）

「卒業証明書」は卒業した事実を証明するもので、在学中は発行されません。在学生が提出するのは「卒業見込証明書」です。書類名は混同しやすいため、募集要項に記載されている名称をそのまま窓口に伝えるようにしましょう。

段取りを整理する：架空の例

架空の例として、以下の状況を想定します。

大学4年生のAさんは、3社から書類提出を求められました。A社の提出期限は2週間後、B社は3週間後、C社は1か月後。いずれも「発行3か月以内の成績証明書・卒業見込証明書の原本」を各1部求めています。

この場合、最も早い期限のA社に合わせて申請するのが基本です。3部まとめて申請すれば、B社・C社の提出にも間に合う可能性があります。有効期限（発行から3か月以内）が1か月後のC社の提出時にも満たされているか、発行日から逆算して確認するのが大切です。

申請前のチェックリストとして次の点を確認する流れが一例として参考になります。

• 各社の提出期限と必要部数をリスト化する
• 自分の大学の発行日数と受取方法を確認する
• 有効期限の条件が全社で満たせるか発行日を調整する
• 発行手数料と申請に必要な持ち物を準備する
• 原本提出か電子データ提出かを募集要項で確認する

今すぐできる次の一歩

まず応募を検討している企業の募集要項を確認し、提出書類の欄に成績証明書・卒業見込証明書の記載があるかどうかを確かめてください。次に、自分の大学の窓口またはポータルサイトで発行日数・申請方法・手数料を調べておくと、実際に申請するときに迷わずに動けます。

書類の取得は自分でスケジュールを組む部分です。提出期限が決まったタイミングで早めに申請する習慣をつけておくと、選考が重なる時期でも余裕を持って対応できます。